Arbetsbeskrivning för kansliet

Uppgifter som idag görs av kansliet

• telefonpassning under telefontid, se FSFs hemsida
• administrera SHFs licenssystem, direktlänk: SHFs licensystem
  • när inbetalningar av medlems och licensavgifter kommer in på SHFs PlusGirot ska de skrivas in i SHFs licenssystem
  • skriv ut licensbrickor från SHFs licenssystem
  • uppdatera adresser i SHFs licenssystem
  • lägg in nya behörigheter och licenser i SHFs licenssystem
• administrera FAI-licenser för hängflyget. Den sökande ska ha behörigheten internationell sträckflygning
• administrera IPPI-kort för hängflyget
• den första varje månad, skicka listan över personer som tecknat försäkring till försäkringsbolaget Säkra.
  • listan hämtas från SHFs licenssystem (dikrektlänk) --> lista försäkringar
  • skicka listan till Säkra och gör även CC till försäkringsansvarige. Kontaktperson på säkras fås från försäkringsansvarige.
• hantering av utställnings- och reklam-material
• postgång, diarieföring och dokumenthantering på kansliet
  • postgång, var praktisk.
    • kasta icke relevant post, t.ex. reklam.
    • vidarbefordra räkningar till kassören.
    • övrig post ska scannas och mailas till ordföranden. Scanna ej långa dokument, t.ex. kataloger.
    • diarieföra inkommande post relaterad till den delegerade verksamheten i denna lista och arkivera enligt transportstyrelsens krav, rutinbeskrivning: diarieföring av post
    • diarieföra övrig inkommande post i denna lista och arkivera
  • lämna ut offentliga dokument på begäran, rutinbeskrivning: utlämning av offentliga dokument.
  • arkivering av bokföring enligt bokföringslagen (bokföringen skickas till kansliet av kassören)
  • arkivering av föreningsdokument (t.ex. mötesprotokoll, årsredovisning, budget, verksamhetsplan)
• uppdatera och komplettera denna lista. Skapa gärna undersidor för att beskriva enskilda rutiner.

Framtida uppgifter

• för register över hänglidare med motor, sköts idag av Mats Fernström (rutinerna inte klara ännu)