Postgång, diarieföring och dokumenthantering på kansliet

Inkommande post

• kasta icke relevant post, t.ex. reklam.
• separera post som relaterar till den delegerade verksamheten och övrig post, se rubrikerna nedan
• rutinbeskrivning: diarieföring av post

Delegerad verksamhet

• handlingar som inkommit eller upprättats som del av den delegerade verksamheten ska hållas åtskild andra handlingar.
• dessa dokument ska förvaras på ett säkert sätt i arkivgodkända lokaler eller godkända dokumentskåp.
• inkomna handlingar ska diarieföras.
• om offentlighetsprincipen
• om arkivering

Övrig verksamhet

• inkomna handlingar ska diarieföras i denna lista
• vidarbefordra räkningar till kassören.
• övrig post ska scannas och mailas till ordföranden. Scanna ej långa dokument, t.ex. kataloger.
• arkivering av bokföring enligt bokföringslagen (bokföringen skickas till kansliet av kassören)
• arkivering av föreningsdokument (t.ex. mötesprotokoll, årsredovisning, budget, verksamhetsplan)