Arkivering
Nedan följer en sammanfattning av Enskilda-organ-riksarkivet.pdf.
För att allmänhetens rätt till allmänna handlingar ska säkerställas krävs att myndigheten eller det därmed jämställda enskilda organet har god ordning på sina allmänna handlingar. Det är också av betydelse för den egna verksamheten och för rättskipningen att allmänna handlingar hålls ordnade och bevaras.
Arkivlagens bestämmelser gäller samtliga allmänna handlingar hos en myndighet eller hos ett med myndighet jämställt organ, således även handlingar som nyss inkommit eller upprättats. Arkiv som bildas av allmänna handlingar (offentliga arkiv) ska be- varas, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
- rätten att ta del av allmänna handlingar (offentlighetsprincipen),
- behovet av information för rättskipningen och förvaltningen,
- forskningens behov.
Enligt SekrL ska allmänna handlingar (oavsett om de är på papper el- ler i digital form) när de har kommit in eller upprättats registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse för verksamheten. Om handlingarna kan hållas ordnade på sådant sätt att det utan svårighet kan fastställas att handlingen har inkommit eller upprättats behöver registrering inte ske. Om handlingen omfattas av sekretess ska den alltid registreras.
Av registreringen ska framgå
- datum, då handlingen kom in eller upprättades,
- diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen,
- i förekommande fall från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats,
- i korthet vad handlingen rör (ärendet).
För organ som både förvarar allmänna handlingar och handlingar som är tillkomna i verksamhet som inte omfattas av nämnda lagar är det viktigt att de allmänna handlingarna hålls åtskilda från de hand- lingar som inte är allmänna.
Riksarkivet har utfärdat generella gallringsregler utgivna i Riksarkivets författningssamling (RA-FS), t.ex. för ekonomi- och personal- administrativa handlingar och för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Riksarkivets generella föreskrifter om gallring får tillämpas av enskilda organ.
Angående handlingar som skapas i det enskilda organet som inte är allmän handling: Arkivet är det enskilda organets minne och speglar dess historia. Det innehåller källor till såväl den egna jubileumsskriften som framtidens vetenskapliga forskning. Till handlingar som bör bevaras hör:
- protokoll, t.ex. årsmötes-, styrelse och kommittéprotokoll,
- hos trossamfund: vigselböcker och andra kyrkböcker,
- verksamhets- och revisionsberättelser,
- diarier och sökregister,
- korrespondens (viktigare utgående och inkomna handlingar),
- medlemsmatriklar, medlemsförteckningar,
- olika ämnesordnade handlingar, t.ex. stadgar, fastighetshandlingar, egna kurser/konferenser, jubileumshandlingar, historik och kampanjer. räkenskaper: huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar,
- statistik,
- kartor och ritningar,
- eget tryck i ett exemplar, t.ex. medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, broschyrer, inbjudningskort och program,
- fotografier, filmer, video- och ljudupptagningar,
- pressklipp.
