Arbetsbeskrivning för kansliet

Uppgifter som idag görs av kansliet

• telefonpassning under telefontid [1]
• licenshantering [2]
  • skriv in inbetalningar på PlusGirot i licenssystemet
  • skriv ut licensbrickor
  • uppdatera adresser
  • lägg in nya behörigheter och licenser
• den första varje månad, skicka listan över försäkrade till försäkringsbolaget Säkra.
  • listan hämtas från licenssystemet [3] --> lista försäkringar
  • skicka listan till Säkra och gör även CC till försäkringsansvarige. Kontaktperson på säkras fås från försäkringsansvarige.
• hantering av utställnings- och reklam-material
• diarieföring och arkivering enligt transportstyrelsens krav
• arkivering av bokföring enligt bokföringslagen (bokföringen skickas till kansliet av kassören)
• arkivering av föreningsdokument (t.ex. mötesprotokoll, årsredovisning, budget, verksamhetsplan)
• postgång, var praktisk. Kasta icke relevant post, t.ex. reklam. Vidarbefordra räkningar till kassören. Övrig post ska scannas och mailas till ordföranden. Scanna ej långa dokument, t.ex. kataloger. Diarieför relevant post. Arkivera och diarieför om krav finns från transportstyrelsen.
• uppdatera och komplettera denna lista. Skapa gärna undersidor för att beskriva enskilda rutiner.

Framtida uppgifter

• för register över hänglidare med motor, sköts idag av Mats Fernström (rutinerna inte klara ännu)