Arbetsbeskrivning för kansliet

Uppgifter som idag görs av kansliet

• telefonpassning under telefontid, se FSFs hemsida
• administrera SHFs licenssystem, direktlänk: SHFs licensystem
  • när inbetalningar av medlems och licensavgifter kommer in på SHFs PlusGirot ska de skrivas in i SHFs licenssystem
  • skriv ut licensbrickor från SHFs licenssystem
  • uppdatera adresser i SHFs licenssystem
  • lägg in nya behörigheter och licenser i SHFs licenssystem
• administrera FAI-licenser för hängflyget. Den sökande ska ha behörigheten internationell sträckflygning
• administrera IPPI-kort för hängflyget
• den första varje månad, skicka listan över personer som tecknat försäkring till försäkringsbolaget Säkra.
  • listan hämtas från SHFs licenssystem (dikrektlänk) --> lista försäkringar
  • skicka listan till Säkra och gör även CC till försäkringsansvarige. Kontaktperson på säkras fås från försäkringsansvarige.
• hantering av utställnings- och reklam-material
• diarieföring och arkivering enligt transportstyrelsens krav (rutinbeskrivning: diarieföring av post)
• arkivering av bokföring enligt bokföringslagen (bokföringen skickas till kansliet av kassören)
• arkivering av föreningsdokument (t.ex. mötesprotokoll, årsredovisning, budget, verksamhetsplan)
• postgång, var praktisk. Kasta icke relevant post, t.ex. reklam. Vidarbefordra räkningar till kassören. Övrig post ska scannas och mailas till ordföranden. Scanna ej långa dokument, t.ex. kataloger. Diarieför relevant post. Arkivera och diarieför om krav finns från transportstyrelsen.
• uppdatera och komplettera denna lista. Skapa gärna undersidor för att beskriva enskilda rutiner.
• dokumenthantering och diarieföring på kansliet

Framtida uppgifter

• för register över hänglidare med motor, sköts idag av Mats Fernström (rutinerna inte klara ännu)