Dokumenthantering

Ur delegeringsavtalet mellan Transportstyrelsens Luftfartsavdelning och SHF (30 november 2013 - 30 november 2014):

"7. Dokumentation

Enligt 2 kap. 4 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) ska SHF vid tillämpningen av offentlighets- och sekretesslagen jämställas med en myndighet. Det innebär att SHF ska följa vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter samt beakta reglerna i offentlighets- och sekretesslagen.

Handlingar som inkommer till eller upprättas av SHF med stöd av denna delegering är allmänna handlingar, vilket innebär att offentlighetsprincipen i 2 kap. tryckfrihetsförordningen gäller. Allmänna handlingar kan begäras ut av allmänheten. En sådan begäran ska omgående överlämnas till Transportstyrelsen för bedömning av utlämnandefrågan.

Handlingar som inkommer till eller upprättas av SHF och som är att hänföra till myndighetsutövning ska arkiveras på ett säkert sätt i arkivgodkända lokaler eller godkända dokumentskåp. Handlingarna ska hållas åtskilda från icke allmänna handlingar. Ett system för registrering av inkomna och upprättade handlingar ska finnas. Alla inkomna och upprättade handlingar enligt ovan tillhör Transportstyrelsen.

Om detta avtal upphör att gälla ska den dokumentation som tillhör Transportstyrelsen överlämnas senast 90 dagar efter det att avtalet upphört att gälla."

Allmänna handlingar

Enligt delegeringsavtalet är alla SHF:s handlingar som har med myndighetsutövningen att göra allmänna handlingar. Myndighetsutövningen omfattar tillsyn av flygverksamheten, dvs. verksamhetshandboken, flygsäkerhetsarbetet, licenssystemet, händelserapportering, besiktning av motoriserade hängglidare, typgodkännande av nya typer av hängglidare, samt handlingar kopplade till Transportstyrelsens tillsyn av SHF:s verksamhet. Dessa handlingar skall diarieföras och arkiveras separat från övriga handlingar, till exempel handlingar kopplade till SHF:s ekonomi eller protokoll från styrelsemöten.

Licenssystemet

Licensärenden (t.ex. medlemmarnas årliga licensförnyelse) utgör den klart största delen av SHF:s allmänna handlingar. Dessa ärenden sköts idag via ett elektroniskt licenssystem, vilket innebär att registrering och arkivering av dessa handlingar sker automatiskt. Om Transportstyrelsen begär utlämnande av dessa handlingar ska pdf-filer skapas och skickas till Transportstyrelsen.

Övriga elektroniska handlingar

Elektroniska handlingar som inte är kopplade till licenssystemet kan till exempel vara elektroniska olycks- och incidentrapporter. Dessa skall diarieföras i kronologisk ordning i en separat lista och sparas antingen på minst två fysiska enheter, eller på en fysisk enhet och på en server. Formatet skall vara pdf.

Fysiska handlingar

Varje år inkommer eller upprättas en handful fysiska handlingar som skall förvaras i arkivgodkända lokaler eller dokumentskåp. Dessa handlingar skall sändas till kansliet, som skall föra en kronologisk diarielista samt förvara handlingarna i dokumentskåpet som finns i kansliets lokaler.