Postgång, diarieföring och dokumenthantering på kansliet
Från SHF wiki
Inkommande post
- kasta icke relevant post, t.ex. reklam.
- separera post som relaterar till den delegerade verksamheten och övrig post, se rubrikerna nedan
- rutinbeskrivning: diarieföring av post
Delegerad verksamhet
- handlingar som inkommit eller upprättats som del av den delegerade verksamheten ska hållas åtskild andra handlingar.
- dessa dokument ska förvaras på ett säkert sätt i arkivgodkända lokaler eller godkända dokumentskåp.
- inkomna handlingar ska diarieföras.
- om offentlighetsprincipen
- om arkivering
Övrig verksamhet
- inkomna handlingar ska diarieföras i denna lista
- vidarbefordra räkningar till kassören.
- övrig post ska scannas och mailas till ordföranden. Scanna ej långa dokument, t.ex. kataloger.
- arkivering av bokföring enligt bokföringslagen (bokföringen skickas till kansliet av kassören)
- arkivering av föreningsdokument (t.ex. mötesprotokoll, årsredovisning, budget, verksamhetsplan)
